Stand: 09.11.2026
Verantwortlich für die Datenverarbeitung bei Simbamail.de ist:
Sven Henning
Ziolkowski Str. 54
19063 Schwerin
Deutschland
E-Mail: info@simbamail.de · Datenschutz-Anfragen: datenschutz@simbamail.de
Simbamail.de ist ein kostenloser E-Mail-Dienst mit Dateiablage. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist, gesetzlich erlaubt ist oder du eingewilligt hast. Wir verkaufen keine Daten und werten die Inhalte deiner E-Mails nicht zu Werbezwecken aus.
Die Inhalte deiner E-Mails und die näheren Umstände der Kommunikation unterliegen dem Fernmeldegeheimnis (§ 3 TDDDG). Wir nehmen davon nur Kenntnis, soweit dies für die technische Zustellung, die Abwehr von Spam und Schadsoftware, die Behebung von Störungen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Im Admin-Bereich sind Absender und Betreff fremder Nachrichten unkenntlich gemacht. Eine Nachricht kann ein Administrator nur öffnen, wenn er vorher einen Grund angibt; jedes Öffnen wird protokolliert.
Bei der Registrierung verarbeiten wir: Anrede, Vor- und Nachname, Wunschadresse, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert) sowie freiwillig Anschrift, Telefonnummer, Kontakt-E-Mail und Geburtsdatum. Zur Missbrauchsabwehr speichern wir die IP-Adresse der Registrierung und des letzten Logins für höchstens 7 Tage; danach wird sie automatisch gelöscht. Deine gewählte Sprache (Deutsch oder Englisch) speichern wir in deinem Konto.
Hinweis bei neuen Geräten: Meldest du dich auf einem neuen Gerät an, schicken wir dir eine Hinweis-Mail mit Gerät, Browser, IP-Adresse und ungefährem Ort. Den Ort ermitteln wir, indem wir die IP-Adresse an den Dienst ipapi.co (Kloudend, Inc., USA) übermitteln; dabei werden keine weiteren Daten übertragen. Die Gerätedaten speichern wir, solange das Gerät genutzt wird, die IP-Adresse höchstens 7 Tage. Optional kannst du die Anmeldung in zwei Schritten mit einer Authenticator-App einschalten; dafür speichern wir einen geheimen Schlüssel verschlüsselt in deinem Konto.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die Nutzung des Dienstes) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Missbrauchsabwehr).
Ein- und ausgehende Nachrichten werden auf unseren Servern in Deutschland gespeichert, bis du sie löschst. Alle Nachrichten werden verschlüsselt abgelegt (XSalsa20-Poly1305); der Schlüssel wird getrennt von den Nachrichten aufbewahrt. Nachrichten im Ordner „Gelöschte Elemente“ und „Junk-E-Mail“ werden nach 30 Tagen automatisch endgültig entfernt. Für ausgehende Nachrichten protokollieren wir Zeitpunkt und Anzahl der Empfänger, um Spam-Versand zu verhindern; diese Einträge werden nach 7 Tagen gelöscht. Externe Bilder in E-Mails werden standardmäßig blockiert, damit Absender dein Leseverhalten nicht verfolgen können.
Gemeinsame Spam-Erkennung: Markierst du eine Nachricht als Spam, speichern wir einen nicht umkehrbaren Fingerabdruck (Hash) ihres Inhalts und die Absenderadresse. Taucht dieselbe Nachricht bei anderen Nutzern auf, wird sie als Spam gekennzeichnet. Der Inhalt selbst wird dafür nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz aller Nutzer vor Spam).
Dateien, die du hochlädst, speichern wir, bis du sie löschst. Erstellst du einen Freigabe-Link, kann jeder mit diesem Link die Datei herunterladen; wir zählen die Downloads. Links mit Passwort oder Ablaufdatum sind nur eingeschränkt nutzbar. Du kannst Freigaben jederzeit beenden.
Wenn du ein externes Postfach einbindest (z. B. Gmail, GMX, WEB.DE), speichern wir die Zugangsdaten verschlüsselt und rufen in deinem Auftrag regelmäßig neue Nachrichten ab. Beim Versand über dieses Konto werden deine Nachrichten über den Server des jeweiligen Anbieters verschickt; dort gelten dessen Datenschutzbestimmungen.
Schaltest du Push-Benachrichtigungen ein, speichern wir die Push-Adresse deines Browsers. Die Benachrichtigung wird über den Push-Dienst deines Browser-Herstellers zugestellt (z. B. Google, Apple, Mozilla oder Microsoft); sie enthält nur einen kurzen Hinweis auf eine neue E-Mail. Für Mail-Programme (IMAP/SMTP) erstellst du App-Passwörter, die wir nur als sicheren Hash speichern; der Zugang läuft über einen Server des Betreibers in Deutschland. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wir verwenden ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („SIMBAMAIL“), damit du angemeldet bleibst. Es wird beim Schließen des Browsers bzw. beim Abmelden gelöscht. Wählst du ohne Anmeldung eine Sprache, merken wir sie in einem Cookie („sm_lang“, 1 Jahr). Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Unser Hoster speichert beim Aufruf der Website automatisch technische Daten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser). Diese dienen der Sicherheit und Fehleranalyse und werden nach 7 Tagen gelöscht.
Simbamail.de selbst protokolliert nur, was für Sicherheit und Betrieb nötig ist: IP-Adresse und Gerät bei der Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche (Schutz gegen Passwort-Raten, 24 Stunden), Zeitpunkt und Anzahl der Empfänger beim Versand sowie technische Abrufprotokolle. Alle diese Protokolle werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht und durch neue Einträge ersetzt. Eine Vorratsdatenspeicherung findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Daten geben wir an Behörden nur heraus, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Jedes Ersuchen wird von uns persönlich auf Echtheit, Zuständigkeit und Rechtsgrundlage geprüft, bevor wir antworten. Bestandsdaten (die Angaben, die du bei der Registrierung gemacht hast) beauskunften wir nur im gesetzlich vorgesehenen Umfang, z. B. nach § 174 TKG. Inhalte von E-Mails und Dateien geben wir ausschließlich aufgrund eines richterlichen Beschlusses heraus. Weil Protokolle nach 7 Tagen gelöscht werden, liegen ältere IP-Adressen oder Verbindungsdaten nicht vor.
Exporte werden verschlüsselt erstellt und niemals automatisch übermittelt; das Passwort geben wir auf einem getrennten Weg weiter. Soweit es gesetzlich zulässig ist, informieren wir betroffene Nutzer über ein Ersuchen. Behörden wenden sich bitte ausschließlich an anfrage@simbamail.de.
Wenn du uns über das Support-Formular schreibst – mit oder ohne Konto –, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Du erhältst eine Ticket-Nummer per E-Mail; mit ihr und deiner E-Mail-Adresse kannst du den Verlauf jederzeit aufrufen. Erledigte Tickets werden nach 180 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Website, Datenbank und Postfächer werden bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Auch der Empfang und Versand von E-Mails läuft über Server von STRATO. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Im kostenlosen Paket wird in der Weboberfläche ein Werbebanner angezeigt, und unter versendeten E-Mails steht ein kurzer Hinweis auf Simbamail.de. Es ist kein Werbenetzwerk eingebunden; für die Werbung werden keine personenbezogenen Daten ausgewertet und keine Inhalte deiner E-Mails gelesen.
Wenn du dein Konto löschen lässt, entfernen wir alle Nachrichten, Dateien, Freigaben, eingebundenen Konten und Stammdaten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen kostenpflichtiger Pakete) bleiben unberührt.
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Wende dich dazu an datenschutz@simbamail.de.
Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Behörde deines Bundeslandes oder der für uns zuständigen Behörde: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin, www.datenschutz-mv.de.